Cách dùng hàm LEFT, LEFTB trong Excel hiệu quả

Hàm LEFT trong Excel là gì? Bạn đã biết cách sử dụng hàm LEFT trong Excel hay chưa? Đây chính là một hàm hữu ích sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn đấy. Cùng tìm hiểu hàm LEFT cũng như cách sử dụng hàm trong Excel nhé!

Nội dung

Hàm LEFT trong Excel là gì?

Hàm LEFT là một hàm được sử dụng nhiều trong Excel giúp thực hiện các thao tác phân tách dữ liệu. Đây là một hàm cơ bản, sử dụng để tìm kiếm và truy xuất dữ liệu tự động, nhanh chóng để giúp bạn xử lý lượng dữ liệu lớn trong thời ngắn so với thực hiện thủ công.

Hàm LEFT thuộc nhóm hàm xử lý chuỗi và dùng để phân tách dữ liệu bên trái của văn bản. Khi sử dụng kết hợp với những hàm tra cứu khác, bạn có thể tra cứu nhanh chóng nhiều thông tin phức tạp trong bảng Excel từ đó nâng cao hiệu suất công việc.

Sử dụng hàm LEFT cũng mang đến nhiều lợi ích như:

Lấy những ký tự trong một chuỗi văn bản dài một cách chính xác, nhanh chóng.
Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu ký tự hoặc văn bản tham chiếu mong muốn.
Có thể thực hiện trên nhiều chuỗi văn bản, dữ liệu,….

Công thức tính hàm LEFT trong Excel

Hàm LEFT trong Excel cũng được phân thành 2 loại là hàm LEFT và hàm LEFTB với công thức khác nhau. Dưới đây là công thức của hàm LEFT và hàm LEFTB cơ bản như sau:

Hàm LEFT

Công thức tính hàm LEFT có cú pháp =LEFT(text;[num_chars]) trong đó:

Text: Chuỗi văn bản hoặc chuỗi giá trị cần truy xuất.
Num_chars: Số lượng ký tự cần truy xuất tính từ phía bên trái.

Ngoài ra cũng có một số lưu ý trong công thức đó là num_chars phải lớn hơn hoặc bằng 0, hàm sẽ trả kết quả lỗi #VALUE nếu num_chars < 0. Nếu num_chars > text thì kết quả trả về sẽ là toàn bộ văn bản. Nếu không nhập num_chars thì mặc định num_chars = 1.

Hàm LEFTB

Công thức tính hàm LEFTB có cú pháp =LEFTB(text;[num_bytes]) trong đó:

Text: Chuỗi văn bản hoặc chuỗi giá trị cần truy xuất.
Num_bytes: Số ký tự mà bạn cần trích xuất.

Trong công thức hàm LEFTB, num_bytes là không bắt buộc và giá trị trích xuất được tính dựa trên byte.

Cách mở hàm LEFT trên Excel

Để mở hàm LEFT trên Excel, cách thực hiện cũng rất đơn giản như sau:

Mở một file Excel cần thực hiện truy xuất dữ liệu sau đó chọn vào một ô bất kỳ trong bảng Excel để nhập công thức hàm LEFT. Ví dụ dưới đây =LEFT(B3,4) để truy xuất chữ “Đinh” trong ô B3.

Sau khi nhập hàm theo công thức, bạn chỉ cần bấm Enter và Excel sẽ tự động tính toán để trả kết quả như hình dưới đây.

Cách dùng hàm LEFT trong Excel

Sử dụng hàm LEFT để truy xuất dữ liệu là một cách thực hiện tra cứu nhanh chóng cũng như đạt độ chính xác cao. Bên cạnh đó, ngoài việc dùng hàm LEFT để tìm ký tự, bạn cũng có thể kết hợp hàm với những hàm khác để hỗ trợ cho công việc.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng hàm LEFT kết hợp với những công thức hàm khác như hàm SEARCH, hàm VALUE, hàm LEN,…chi tiết:

Cách dùng hàm LEFT để tìm ký tự

Lấy ví dụ như hình dưới đây và sử dụng hàm LEFT để lấy 3 ký tự bên Trái của mã học sinh. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô bất kỳ trong bảng để nhập công thức hàm LEFT để truy xuất dữ liệu với cú pháp =LEFT(.

Bước 2: Trong phần Text, bạn hãy chọn ô chứa chuỗi ký tự, trong ví dụ này là H5 sau đó bấm dấu ; hoặc , tùy theo công thức yêu cầu. Mục Text này không được bỏ trống và dấu ngăn cách cần được chú ý vì nếu nhập sai sẽ bị lỗi và cần sửa lại.

Bước 3: Đến phần num_chars, bạn hãy nhập số lượng ký tự cần truy xuất và trong ví dụ này là 3 ký tự nên chúng ta sẽ nhập vào num_chars = 3 sau đó đóng ngoặc tròn “)” để kết thúc công thức > Enter.

Sau đó Excel sẽ tự động truy xuất dữ liệu mà bạn cần một cách nhanh chóng và chính xác. Kết quả sẽ hiển thị ngay tại ô mà bạn đã nhập công thức.

Cách kết hợp hàm LEFT với hàm SEARCH

Hàm LEFT được kết hợp với hàm SEARCH dùng để truy xuất dữ liệu đứng trước một ký tự nhất định nào đó trong bảng Excel. Công thức kết hợp hàm LEFT với hàm SEARCH có cú pháp =LEFT(text,SEARCH(“ký tự cần truy xuất”,text)-1). Dưới đây là ví dụ cách kết hợp 2 hàm.

Trong bảng Excel trên chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT kết hợp với hàm SEARCH để truy xuất phần “Họ” trong “Họ và tên”. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng để nhập công thức. Nhập công thức kết hợp =LEFT(B3, SEARCH(“ “, B3)-1) > Nhấn Enter để nhận kết quả được trả về tương ứng.

Kết quả được trả về là “Đinh” – Phần Họ trong Họ và tên Đinh Hoàng Anh.

Cách kết hợp hàm LEFT với hàm VALUE

Đối với hàm VALUE, hàm này cho phép bạn truy xuất dữ liệu thành số và khi kết hợp với hàm LEFT, bạn sẽ thu được giá trị là những con số tương ứng với lượng ký tự truy xuất được tính từ bên trái sang.

Lấy ví dụ trên, dưới đây là hướng dẫn các bước kết hợp hàm LEFT và hàm VALUE để truy xuất 2 con số đầu trong Mã sinh viên.

Bước 1: Chọn ô bất kỳ để nhập công thức với cú pháp =VALUE(LEFT(D3,2)).

Bước 2: Sau khi nhập xong công thức bạn nhấn Enter và Excel sẽ tự tính toán đưa ra kết quả như hình dưới.

Cách kết hợp hàm LEFT với hàm LEN

Ngoài hàm VALUE, hàm SEARCH thì hàm LEN cũng có thể sử dụng kết hợp với hàm LEFT để truy xuất dữ liệu trong điều kiện bỏ đi một vài ký tự được yêu cầu tính từ vị trí cuối cùng của chuỗi dữ liệu.

Cũng trong ví dụ trên, chúng ta sẽ sử dụng kết hợp 2 hàm này để truy xuất dữ liệu, điều kiện là bỏ đi 4 ký tự cuối. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập công thức với cú pháp =LEFT(B3,LEN(B3)-3) vào một ô bất kỳ trong bảng.

Bước 2: Sau khi nhập công thức bạn gõ Enter và Excel sẽ trả về kết quả như hình dưới.

Như vậy với những cách trên, bạn có thể sử dụng hàm LEFT kết hợp cùng các hàm khác để có thể truy xuất dữ liệu nhanh chóng và tối ưu hơn, phục vụ cho công việc hiệu quả.

Lỗi hàm LEFT trong Excel thường gặp là gì?

Khi sử dụng hàm LEFT trong Excel, việc xuất hiện lỗi cũng là điều mà nhiều người dùng hay gặp phải. Dưới dây là một vài lỗi hay gặp khi dùng hàm LEFT trong Excel cũng như cách khắc phục:

Lỗi có nhiều khoảng trống trong dữ liệu nguồn

Đối với lỗi khi có 1 hay nhiều khoảng trống trong dữ liệu nguồn, kết quả truy xuất có thể bị ảnh hưởng dẫn đến mất ký tự. Việc này có thể được khắc phục bằng cách sử dụng thêm hàm TRIM kết hợp cùng hàm LEN.

Ví dụ trong bảng dưới đây, bạn có thể dùng kết hợp 3 hàm LEFT, TRIM và LEN để lấy hết tất cả Họ và tên khi trong dữ liệu nguồn có nhiều khoảng trống.

Lỗi đối số num_chars < 0

Khi sử dụng hàm LEFT kết hợp với một số hàm khác như LEN hay SEARCH, giá trị trả về thường bị lỗi #VALUE và bạn cần kiểm tra lại tổ hợp hàm mà bạn sử dụng để khắc phục lỗi. Ví dụ nếu num_chars trong hàm là một con số âm, bạn chỉ cần bỏ dấu “-“ đi để khắc phục lỗi.

Lỗi ngày tháng năm bị sai định dạng

Đối với giá trị nguồn là ngày tháng năm, khi nhập hàm LEFT sẽ bị thay đổi thành con số. Để khắc phục, bạn hãy chuyển đổi định dạng text khi sử dụng hàm LEFT thành text(Value,”d mmmm/yyy”) trong đó:

Value: Giá trị cần chuyển đổi định dạng.
“d mmmm/yyy: Định dạng ngày tháng năm cần chuyển đổi sang dạng text.

Trong trường hợp ngày tháng năm được nhập dưới chuỗi văn bản, hàm LEFT vẫn sẽ hoạt động bình thường.

Những lưu ý khi sử dụng hàm LEFT trong Excel

Khi sử dụng hàm LEFT trong Excel, bạn cũng cần ghi nhớ một vài lưu ý như sau:

Hàm LEFT được sử dụng để trích xuất ký tự bắt đầu từ phía bên trái của dữ liệu nguồn.
Num_chars không được nhỏ hơn 0 và num_chars mặc định sẽ là 1.
Hàm LEFT cũng có thể trích xuất cả văn bản bằng chữ và chữ số.
Định dạng số không phải là một phần của chữ số vì vậy hàm LEFT sẽ không thể trích xuất được những dữ liệu đó mà cần phải kết hợp thêm với hàm khác hoặc thay đổi định dạng của dữ liệu nguồn.

Hi vọng qua bài viết bạn sẽ nắm được cách sử dụng hàm LEFT cũng như kết hợp hàm LEFT với các hàm khác để xử lý công việc đạt hiệu suất cao. Chúc bạn thành công!

WikiCN