Pivot Table là gì? Cách sử dụng Pivot Table trong Google Sheet

Ngoài các hàm tính toán thì pivot table trong Google Sheet sẽ giúp bạn tạo ra một bảng dữ liệu thống kê vô cùng tiện lợi. Bài viết sau sẽ hướng dẫn cách tạo và cách sử dụng bảng vô cùng đơn giản, phù hợp với newbie và dân văn phòng muốn cải thiện kỹ năng. Hãy cùng xem và thực hành để ghi nhớ cách làm nhé!

Pivot Table trong Google Sheet là gì? 

Bảng tổng hợp (Pivot Table) trong Google Sheet là một công cụ phân tích dữ liệu. Bảng này cho phép bạn tóm tắt và phân tích thông tin từ bảng tính của mình. Bạn có thể xem mối quan hệ giữa các trường dữ liệu một cách nhanh chóng. Hay tóm tắt các giá trị theo nhiều cách khác nhau.

Với Pivot Table, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ phân tích dữ liệu khác nhau như:

• Tính tổng.
• Trung bình.
• Đếm số lượng.
• Phân loại.
• Và xem dữ liệu theo một cách khác nhau.

Pivot Table là công cụ hữu ích cho bất kỳ ai đang làm việc với dữ liệu trong Google Sheet, đặc biệt là với các dữ liệu lớn và phức tạp.

Một số ưu điểm tuyệt vời khi bạn biết sử dụng Pivot Table trên Google Sheet:

• Tính linh hoạt: Pivot Table cho phép bạn tóm tắt và phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Từ đó giúp bạn tìm ra mối liên hệ giữa các trường dữ liệu khác nhau.
• Tiết kiệm thời gian: Với Pivot Table, bạn có thể tự động tính toán các giá trị tương ứng với các trường dữ liệu. Qua đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc thực hiện các phép tính tay.
• Dễ sử dụng: Các tính năng của Pivot Table rất dễ sử dụng và chỉ cần một vài bước đơn giản để tạo ra Pivot Table.
• Hiển thị dữ liệu dưới dạng trực quan: Bạn có thể hiển thị dữ liệu trên Pivot Table dưới dạng biểu đồ hoặc bảng. Từ đó giúp bạn dễ dàng nhìn thấy mối quan hệ giữa các trường dữ liệu.

Nhược điểm khi sử dụng Pivot Table trên Google Sheet:

• Không đầy đủ tính năng như trên Microsoft Excel: Google Sheet không hỗ trợ một số tính năng của Pivot Table như trong Microsoft Excel. Ví dụ như tính năng “field sets” và “calculated fields”.
• Cần kiến thức về dữ liệu và phân tích: Để sử dụng Pivot Table hiệu quả, bạn cần có một số kiến thức về dữ liệu và phân tích. Nếu không bạn có thể không hiểu được kết quả của bảng Pivot Table.

Cách tạo và sử dụng Pivot Table trong Google Sheet

Sau khi hiểu Pivot Table là gì, hãy cùng tìm hiểu cách tạo và sử dụng Pivot Table trong Excel và Google Sheet ở phần tiếp theo sau đây.

Cách tạo bảng thống kê Pivot Table 

Để tạo bảng thống kê Pivot Table trong Google Sheet, bạn làm theo các bước sau:

• Bước 1: Trong Google Sheet, chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn sử dụng để tạo Pivot Table.
• Bước 1: Vào menu Insert (Chèn) ở trên cùng của Google Sheet, chọn Pivot table (Tạo bảng Tổng hợp).

• Bước 1: Chọn nơi mà bạn muốn đặt Pivot Table vào bấm Create (Tạo).

• Bước 1: Lúc này bảng Pivot Table đã được tạo, bạn có thể chỉnh sửa các thiết lập Pivot Table theo ý muốn. Chỉnh bằng cách sử dụng các tùy chọn có sẵn trong hộp thoại bên phải: 
  • Rows (Hàng): Hỗ trợ thêm các mục vào Pivot Table dưới dạng tiêu đề hàng.
  • Columns (Cột): Cho phép thêm các mục dưới dạng tiêu đề cột.
  • Values (Giá trị): Cho phép thêm các giá trị liên quan đến tiêu đề được sắp xếp trong Pivot Table.
  • Filter (Bộ lọc): Bộ lọc hiển thị dữ liệu theo yêu cầu mà bạn đưa ra.

Như vậy, với 4 bước đơn giản như trên, bạn đã có thể tạo ra Pivot Table trong Google Sheet rồi đấy.

Cách dùng bộ lọc trong Pivot Table

Cách dùng bộ lọc trong Pivot Table vô cùng đơn giản. Ví dụ, để sử dụng bộ lọc trong Pivot Table nhằm tính doanh thu các loại cây trong ngày. Bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Ở phần Value (Giá trị), bạn chọn GIÁ BÁN. Với phần Value (Giá trị), bạn có thể tùy chỉnh cách tính tổng. Bạn vừa có thể tính tổng cộng, vừa có thể tính tổng tối thiểu hay tối đa, tổng trung bình,…

• Bước 2: Lúc này, trong bảng đã hiển thị thêm giá bán. Sau đó, nhấp vào biểu tượng bộ lọc Filter ở bên cạnh tên trường dữ liệu mà bạn muốn lọc. Trong ví dụ này, bạn chọn chữ Ngày bán.

• Bước 3: Chọn các tùy chọn lọc dữ liệu theo ý muốn của bạn. Bạn có thể lọc dữ liệu theo giá trị, phạm vi giá trị hoặc lọc theo các mục cụ thể. 

Trong ví dụ này, nhằm tính doanh thu các loại cây trong ngày 7/4. Bạn chọn ngày 4/7 và bấm OK để lọc dữ liệu. 

Bảng Tổng hợp Pivot Table sẽ được cập nhật để hiển thị chỉ các mục dữ liệu thỏa mãn điều kiện lọc. Bạn cũng có thể sử dụng nhiều bộ lọc trên các trường dữ liệu khác nhau và kết hợp chúng để lọc dữ liệu chi tiết hơn.

Lưu ý rằng khi bạn lọc dữ liệu trong Pivot Table, dữ liệu trong bảng gốc sẽ không bị ảnh hưởng. Và bạn có thể đặt lại các bộ lọc bất cứ lúc nào để hiển thị lại toàn bộ dữ liệu.

Cách tạo biểu đồ từ Pivot Table trong Google Sheet

Bạn có thể tạo biểu đồ từ Pivot Table trong Google Sheet theo cách sau:

• Bước 1: nhấp vào Insert (Chèn) trong menu và chọn Chart (Biểu đồ).

• Bước 2: Chart Editor (Trình chỉnh sửa biểu đồ) sẽ xuất hiện để bạn có thể chọn loại biểu đồ và thay đổi hình thức.

Khi thay đổi thông tin trên Pivot Table, thì số liệu ở biểu đồ cũng sẽ thay đổi tương ứng.

Hướng dẫn cách tạo bảng từ nhiều trang tính trong Google Sheet 

Để tạo bảng từ nhiều trang tính trong Google Sheet, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Để thêm dữ liệu từ các trang tính khác, bạn copy dữ liệu bằng thủ công hoặc sử dụng công thức “IMPORTRANGE”.

Cú pháp công thức: =IMPORTRANGE(“URL của trang tính khác”; “Tên trang tính!Phạm vi dữ liệu”).

Lúc này dữ liệu từ trang tính khác được chuyển về chung trong 1 trang tính mà bạn cần thao tác.

• Bước 2: Pivot Table chỉ có thể được tạo khi chỉ sử dụng một bảng. Với trường hợp này, bạn cần gộp dữ liệu của các bảng khác nhau thành 1 bảng một cách thủ công. Hoặc có một cách khác tiện lợi hơn. Đó là sử dụng Merge Sheets Add-on.

Cài đặt bằng cách vào Extension, chọn Add-ons, sau đó bấm Get add-ons. Một bảng hiện ra, bạn gõ Merge Sheets và cài đặt ứng dụng như trong hình.

• Bước 3: Sau khi đã gộp các bảng lại thành một, bạn đã có thể sử dụng Pivot Table như bình thường.

Khắc phục một số lỗi của Pivot Table trong Google Sheet

Bạn không thể tránh các lỗi trong quá trình sử dụng Pivot Table. Dưới đây là một số lỗi phổ biến, cùng với đó là cách khắc phục hiệu quả.

Pivot Table báo lỗi

Một lỗi phổ biến khác sử dụng bảng Pivot là field name is not valid. Để giải quyết lỗi này, bạn hãy xóa các ký tự không hợp lệ khỏi tên trường trong bảng Pivot. Chẳng hạn như dấu ngoặc vuông, các dấu hiệu.

Sau khi đã xóa các ký tự không hợp lệ, Pivot Table sẽ hoạt động lại bình thường.

Khắc phục lỗi ngày trên bảng Pivot trong Excel

Lỗi này xảy ra có thể là do bạn chọn một tháng trong bộ lọc. Để khắc phục lỗi này, hãy làm theo các hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Bấm chuột phải và ô chứa giá trị thời gian, chọn Create Pivot date group.
• Bước 2: Trong Create Pivot date group sẽ xuất hiện các thành phần Ngày/ Tháng/ Năm. Bạn bấm chọn vào Day-Month là hoàn thành rồi đấy.

Sau khi thực hiện cách trên, bạn sẽ theo dõi số liệu ngày tháng chi tiết hơn.

Cách sửa lỗi Pivot Table không tự cập nhật

Khi bạn thêm dữ liệu mới, bảng Pivot trong sẽ không được cập nhật thêm. Để cập nhật Pivot Table, bạn chọn một ô trong bảng Pivot, bấm chuột phải và chọn “Refesh”.

Hy vọng rằng bài viết này giúp bạn hiểu hơn về Pivot Table trong Google Sheet và các tính năng tiện lợi của nó. Chúc bạn ứng dụng thành công và đạt được năng suất làm việc tốt hơn nhé. Nếu thấy hay, hãy chia sẻ bài viết này cho mọi người cùng biết nhé.